Effizienter dank Produktivitätstechniken

Nachstehend die Prinzipien, welche mir geholfen haben, meine Arbeitszeit sowie Meetings effizient zu gestalten und den Überblick zu behalten.

• Grundvoraussetzung: Übersichtlichkeit
• Getting Things Done (GTD)
• Timeboxing

Übersichtlichkeit

Eine Redensart sagt, nur Genies beherrschen das Chaos – das mag zwar sein, doch ob diese Genies auch effizient sind?

Als Grundvoraussetzung erachte ich ein aufgeräumtes Postfach, keine ungelesenen Nachrichten oder offene Benachrichtigungen. Denn in einem Postfach mit grossen Mengen an ungelesenen E-Mails oder sonstigen benachrichtigungsintensiven Tools gehen die wichtigen Nachrichten und Aufgaben unter. Es benötigt bereits Zeit und Energie, sich zurechtzufinden, die letzte überflogene Nachricht zu identifizieren und erst recht Infos von ToDo’s zu unterscheiden.

Tipp Nr 1: Nur Mails in der Inbox, welche noch eine Aktion erfordern.

Hier die Checkliste, um die Übersichtlichkeit in deinem Mail-Tool zu bewahren:

1. Unterordner für alle Kunden / Projekte / Themen erstellt.
2. Alle Emails, welche erledigt sind oder keine Aktion erfordern, verschieben.
3. Regeln für automatische Verschiebung von Mails, welche nicht gelesen werden.
4. «Flags» setzen bei Mails, welche noch eine Aktion erfordern.
5. Reminder direkt im Kalender eintragen.

Getting Things Done (GTD)

Vorneweg: Zu dieser Methode gibt es diverse Bücher. Ich möchte hier keine Zusammenfassung liefern, sondern die für mich vitalen Punkte, welche ich täglich mache, aufzeigen.

Die Idee ist, dass etwas, was nur 5 Minuten dauert, direkt erledigt werden soll. Denn es benötigt mehr von meiner Energie, Zeit und Nerven, einen Task zu lesen, diesen zu planen, nochmals zu lesen (um sicherzugehen, dass keine Details vergessen werden) und danach auszuführen. Zusammen mit Timeboxes ist dies effizient: Ein Blocker zwei- bis dreimal am Tag, um die Mails zu bearbeiten und kurze Tasks zu erledigen.
Längere Tasks hingegen werden im Kalender eingeplant und direkt Blocker für die geschätzte Zeit gesetzt.

Tipp Nr 2: Kurze Tasks direkt erledigen, längere Tasks mit Blocker planen.

Timeboxing

In der vorhergehenden Methode bereits erwähnt, ist Timeboxing nun eine weitere Technik, welche den Methodensatz super ergänzt. Es geht darum, dass für Aufgaben oder Teilaufgaben im Meeting Zeiträume reserviert sind. Innerhalb des Zeitraums soll die Aufgabe abgeschlossen werden. Weshalb ist dies so wertvoll? Du hast sicher auch bereits bemerkt, dass bei Meetings immer gegen Schluss der Konsens gefunden wird, oder Aufgaben immer kurz vor Deadline beendet werden.

Nun kann es sein, dass die Zeiten super eingeschätzt wurden – was jedoch wahrscheinlicher ist und ich besonders bei kreativen Arbeiten feststelle ist folgendes:

Eine Arbeit oder Aufgabe dauert so lange, wie ihr Zeit gegeben wird.

Timeboxing hat folgende Vorteile:

1. Es hilft, um sich die Zeit der Woche so einzuteilen, wie man sie verwenden möchte (z.B. 2h Support, 10h Projektarbeit usw.).
2. Aufgaben dauern weniger lange, da man sich Limiten setzt.
3. Ich weiss genau, was ich wann zu tun habe und es geht nichts vergessen.
4. Ich spare mir die Zeit, um zu überlegen, was ich als Nächstes tun muss.

Natürlich gibt es auch hier einiges zu beachten: Die Timeboxes müssen realistisch geschätzt & geplant werden. Es muss auch unbedingt darauf geachtet werden, dass Reserve-Boxen eingeplant sowie Pausen & Unterbrechungen berücksichtigt werden.

Tipp Nr 3: Realistische Timeboxes und Pufferboxen erstellen.

Ein Meeting zum Beispiel besteht nicht nur aus der Meeting-Zeit: Es benötigt eine Vorbereitung, eventuell die Anreise und auch eine Nachbereitung.

Erfahrungen aus der Praxis

Kundenworkshop

Bei kreativen Workshops mit einer grösseren Anzahl Personen zeigt sich Timeboxing als besonders hilfreich. Die Slots werden am Anfang kommuniziert und vielleicht auch ein Timer aufgeblendet. Reserve-Slots und Pausen werden ebenfalls eingeplant, um nicht einen kreativen Fluss oder die natürlichen Bedürfnisse zu unterdrücken.
Ist die Timebox abgelaufen, das Thema nicht abgeschlossen und kein Ende in Sicht, können die Pendenzen aufgenommen und im Nachgang geklärt / aufgearbeitet werden. Der Timer oder die Timebox bietet mir als Workshop-Leiter angenehme Möglichkeiten, ein Gespräch zu unterbrechen ohne unhöflich zu wirken. Diese Methode kann ich nur empfehlen!

Mail-Management & Übersicht

Besonders in einer Woche mit vielen Workshops und Meetings habe ich nicht immer die Gelegenheit, alle Pendenzen abzuarbeiten. Hier hilft es mir, im Posteingang direkt die Mails zu sehen, welche noch eine Aktivität erfordern. Mit dem Kalender werde ich dazu an Deadlines und Notizen für Meetings erinnert. Wie wir gesehen haben, ist alles, was im Posteingang liegt, entweder unbearbeitet oder erfordert noch eine Folgeaktion. Nicht zu unterschätzen ist auch das positive Gefühl, wenn der Scroll-Balken wieder verschwindet und das Postfach leerer wird ;).

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Weiterführende Projekte und Inhalte zum Thema

Weiterführende Links / Literatur

Getting Things Done

Tipps zur Produktivität: Emily Price – Productivity Hacks, 2021