Schätzkonzepte und Bedeutung von Aufwandschätzungen im Projektgeschäft

Im Projektgeschäft kommen Aufträge üblicherweise zu Stande, indem ein potenzieller Auftraggeber einen Bedarf oder eine Anforderung formuliert und ein potenzieller Dienstleister ein passendes Angebot dazu unterbreitet.

Author: Daniel Rüegg

Release Date: 08. Februar 2024

Der vom Dienstleister angewandte Schätzprozess und die Schätzmethode spielen dabei eine entscheidende Rolle und können erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg eines Projekts haben. Die Qualität der initialen Schätzung ist dabei essenziell für die erfolgreiche Budget-, Ressourcen- und Zeitplanung und somit für den wirtschaftlichen Erfolg des Vorhabens und die Kundenzufriedenheit.

Schätzungen sind immer nur Annäherungen an die Realität

Eine genaue Schätzung ermöglicht es dem Projektteam und den Stakeholdern, realistische Budgets und Meilensteine festzulegen, sowie sicherzustellen, dass ausreichende Ressourcen vorhanden sind. Zudem können durch den Schätzprozess Risiken identifiziert und bewertet werden.

Leider steht dieser Anforderung die Tatsache, dass Schätzungen meist nicht der späteren Realität entsprechen können, diametral entgegen. Denn der Schätzprozess ist mit Unsicherheiten verbunden, da es oft schwierig ist, alle Projektanforderungen und -komplexitäten im Voraus genau zu verstehen und teilweise Annahmen getroffen werden müssen. Zudem ist die Erfahrung des schätzenden Teams von zentraler Bedeutung.

Welche grundlegenden Schätzkonzepte sind verbreitet und wie funktionieren sie?

Expertenschätzung:

Bei dieser Methode schätzen erfahrene Teammitglieder oder Fachleute den Aufwand aufgrund ihrer Erfahrung und Fachkenntnisse.

Diese Methode ist einfach und schnell, aber sie kann sehr ungenau sein, wenn die Experten keine klare Vorstellung vom gesamten Projekt haben und/oder über wenig Erfahrung verfügen.

Um dem zu begegnen, wird darum vorwiegend mit zerlegenden Methoden wie beispielsweise Use-Case (Anwendungsfall) basierten Schätzungen oder Function Points (Funktionspunktschätzung) gearbeitet. Auch agile Schätzmethoden fallen unter diese Kategorie. Zudem kann zur besseren Absicherung mit mehreren unabhängigen Schätzungen, vorzugsweise mit der 3-Punkt-Schätzung (PERT)*, gearbeitet werden. Selbstredend steigt damit der Aufwand für die Schätzarbeit deutlich.

_Die PERT-Methode basiert auf der Triangulation von drei Schätzungen: der optimistischen Schätzung, der pessimistischen Schätzung und der wahrscheinlichsten Schätzung mit der Formel: Geschätzte Dauer = (optimistische Zeit + 4 _ wahrscheinliche Zeit + pessimistische Zeit) / 6.

Analogieschätzung:

Bei diesem Konzept wird der Aufwand für das aktuelle Projekt anhand von Ähnlichkeiten zu bereits abgeschlossenen Projekten geschätzt.

Dies erfordert eine umfangreiche Datenbank von vergangenen Projekten und setzt voraus, dass die aktuellen und vergangenen Projekte in Komplexität und Umfang vergleichbar sind.

Für die vergleichende Einschätzung sind natürlich auch hier Erfahrung und Fachwissen zentral. Durch den Einbezug von effektiv umgesetzten Projekten wird bei dieser Methode jedoch die typische Performanz des Teams mitberücksichtigt. Es basiert somit auf der Realität und senkt gewisse Risiken. Zudem verspricht diese Methode eine deutliche Aufwandsersparnis in Bezug auf die Schätzarbeit.

Wahrscheinlichkeitsbasierte Schätzung:

Hierbei handelt es sich um Methoden unter systematischem Einbezug von Wahrscheinlichkeiten, oft verbunden mit Simulationen wie beispielsweise die Monte-Carlo Methode.

Bei dieser mathematischen Herangehensweise werden die variablen Parameter und die mit dem Projekt verbundenen Risiken identifiziert und ihre Wahrscheinlichkeiten mittels Zufallszahlen mehrfach simuliert. Nach einer ausreichenden Anzahl von Projekt Simulationen werden die Ergebnisse anschliessend auf mathematischer Basis analysiert und bewertet.

Die Monte-Carlo-Methode ermöglicht es, die Unsicherheiten in Projektschätzungen besser zu verstehen, indem sie eine Vielzahl von möglichen Szenarien berücksichtigt. Dies kann dazu beitragen, realistischere Projektzeitleisten, Budgets und Ressourcenplanungen zu erstellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Qualität der Schätzungen stark von der Genauigkeit der identifizierten Variablen und der zugrunde liegenden Wahrscheinlichkeitsverteilungen abhängt. Zudem braucht sie einiges an Einarbeitung und Verständnis der Konzepte.

Sind diese Grundsteine jedoch gelegt, wird es mit dieser Methode möglich, schnell und gänzlich ohne klassische Aufwandschätzungen durch Experten oder Analogien zu arbeiten.

Fazit

Schätzungen sind immer nur ein Versuch einer Annäherung an eine mögliche Realität. Keine Schätzmethode ist perfekt, und Schätzungen sind immer mit Unsicherheiten verbunden.

Wahrscheinlichkeitsbasierte Methoden haben – richtig angewandt – das Potenzial, bei der Projektierung verlässlichere Schätzungen hervorzubringen und gleichzeitig viel Aufwand einzusparen.

Es ist zudem wichtig zu betonen, dass der Schätzprozess nicht nur ein einmaliges Ereignis bei der Projektierung ist, sondern ein iterativer Prozess, der während des gesamten Projektlebenszyklus fortgesetzt wird.
Hier sei der Hinweis erlaubt, dass ein agiles Vorgehen ermöglicht, flexibler auf Änderungen zu reagieren und die Schätzungen im Laufe des Projekts anzupassen. Diese Fähigkeit, kann dazu beitragen, die Risiken zu minimieren und den Projekterfolg sicherzustellen.

Quellen:

PERT-Methode